Ausgangslage
Die Anforderungen an ein passgenaues und zukunftsfähiges ERP-System haben sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Insbesondere innerhalb der Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren (HGF) wird diese Diskussion aktuell rund um die Aspekte Digitalisierung, Standardisierung und IT- & Prozessharmonisierung geführt.
Das GEOMAR Helmholtz-Zentrum für Ozeanforschung Kiel hat die letzten Jahre genutzt, um eine umfassende Strategie für seine Wissenschaftsverwaltung zu entwickeln. Die Erkenntnisse der Analysen und Zielsetzungen sind Teil des übergreifenden Gesamtprojekt „Modernisierung der Verwaltungs-IT“. Zu den drei Unterprojekten, die hierzu geplant sind, zählen die Einführung von S/4HANA, der Einführung von SAP Ariba, verantwortet durch das DKFZ und die Einführung des DMS Systems von d.velop.
Die drei Projekte haben große Wechselwirkungen aufeinander und müssen immer in ihren Entwicklungen und Abhängigkeiten bezugnehmend Berücksichtigung finden. Die Aufgabe bestand nun darin, mit einem modernen, vorgefertigten ERP-System die operativen Verwaltungsvorgänge der rund 1.000 MitarbeiterInnen starken Einrichtung abzuwickeln. Hierfür bot sich GISA mit ihrem S/4 Master für Hochschulen und Forschungseinrichtungen ideal an.
Das Projekt
Das GEOMAR stand vor der Aufgabe, das bestehende System durch eine cloudbasierte, vorkonfigurierte Lösung von SAP zu ersetzen. Der S/4 Master von GISA als modular vorgefertigtes System für Hochschulen und Forschungseinrichtungen bietet hierfür eine umfangreiche, tiefe Ausprägung der geforderten Funktionalitäten. Er deckt u.a. Finanzmanagement, Haushaltsplanung, Drittelmittelverwaltung, Personalprozesse und Beschaffung ab. Außerdem hat er eine zügige Einführung innerhalb von nur acht Monaten möglich gemacht. Basis für das Projekt war die Einführung von S/4HANA als private Cloud-Lösung im DataCenter der GISA.
Der IT-Dienstleister hat zusammen mit bpc und arf die Standard-Lösung in eine SaaS (Software-as-a-Service)-Architektur eingebettet und über einen Full-Managed- Cloud-Ansatz auf Forschungsinstitute, wie das GEOMAR, zugeschnitten. Mit SAP Fiori werden Kernprozesse des GEOMARs abgebildet (z.B. Verwaltung der Beschäftigungsverhältnisse). Zusätzlich hat GISA das Dokumentenmanagementsystem D3 und SAP Ariba (Cloud-Lösung) über eine Schnittstelle angekoppelt.
Im Sinne einer „Fit-to-Standard“-Strategie wurden die MitarbeiterInnen am GEOMAR frühzeitig eingebunden und geschult. Der SAP-Betrieb läuft über die GISA Private Cloud. Damit entfällt für das GEOMAR die aufwendige Betreuung der IT-Infrastruktur.
Die Vorteile
Der S/4 Master vereint Erfahrungen und Best-Practices aus vielen vergleichbaren Projekten an Hochschulen und Forschungseinrichtungen.
Er befindet sich technologisch auf dem neuesten Stand und ist konzipiert, um auch kommenden Entwicklungen gerecht zu werden.
digitale Abbildung aller relevanten betriebs-wirtschaftlichen Prozesse an Hochschulen
und Forschungseinrichtungen
- Standardisierung und Prozessharmonisierung
- Projektmethode basierend auf SAP-Standards
- generische Schnittstellen zur Einbindung von Drittsystemen
- Full Managed Service / Cloudinfrastruktur
- hohe Qualität durch ITIL- und SAP-Zertifizierung (z.B. DIN EN ISO 9001:2008)
- professionelle Betreuung und permanente Überwachung alle Prozesse
- stabile, zukunftssichere Lösung
- fest kalkulierbarer Kostenrahmen
Benefits
Mit dem S/4 Master lassen sich alle betriebswirtschaftlichen Vorgänge bündeln, vollständig abbilden und effizienter bearbeiten. Bereichsübergreifende Prozesse werden besser strukturiert und erleichtert. Außerdem stehen steuerungsrelevante Informationen für die strategische Ebene einfach und übersichtlich zur Verfügung. Sicherheit, stabile IT-Infrastruktur sowie ein Maximum an Skalierbarkeit und Flexibilität sind weitere Vorteile.
