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Zukunftsfähiges IT-System auf Basis SAP ERP und HCM & Portallösung

Universität Trier

Wir brauchen als Universität ein IT-System, das uns langfristig bei unseren Verwaltungsprozessen unterstützt und die Qualität der Daten verbessert.

Dr. phil. Ulrike Graßnick

Kanzlerin, Universität Trier

Ausgangslage

Die Universität Trier hat sich zum Ziel gesetzt ihre Verwaltungsprozesse langfristig zukunftsfähig zu machen. Dazu gehört es, die Prozessunterstützung in den Verwaltungsprozessen Beschaffung, Finanzen und Personal zu optimieren und verstärkt zu integrieren. Die Buchhaltung soll zudem von einer kameralen auf eine kaufmännische Buchhaltung umgestellt werden. Diese Ziele sollen auf Basis von SAP ERP und HCM und mit einem Mitarbeiterportal umgesetzt werden. Zu den Anforderungen des Kunden gehörte, dass die neue Lösung möglichst effektiv organisiert ist, d.h. der Integrationsgrad hoch und die Redundanz niedrig sein sollte. Das neue IT-System soll für 85 ERP-Nutzer und 1.200 Portalnutzer ausgelegt sein.

Das Projekt

Das umfangreiche Projekt umfasste die Einführung, die Betreuung und den Betrieb von SAP ERP und HCM und wurde in mehrere Phasen unterteilt. In der Konzeptionsphase wurden alle Module des Systems und die Besonderheiten abgestimmt. Umzusetzen waren die Module Finanzwesen inklusive Anlagenbuchhaltung (FI – FI/AA), Kostenrechnung (CO), Haushaltsmanagement (PSM) und Personalwesen (HCM). Für das Dokumentenmanagement Documents for ERP/HCM wurde das Tool der Firma Itelligence verwendet. Die Nutzer können auf diese Weise Worddokumente direkt im SAP erstellen. Insgesamt wurden 18 Schnittstellen zu allen Modulen eingerichtet. Dazu kamen diverse Eigenentwicklungen, die im ERP laut Lastenheft eingebunden wurden. Über das neue Portal haben die User einen zentralen Zugriff auf verschiedene Anwendungen der unterschiedlichen Module. Die Realisierungsphase lief insgesamt über 20 Monate. Nach Schulungen und dem Testbetrieb erfolgte schließlich die Produktivsetzung. Anschließend wurde die Anlaufbetreuung durch GISA begleitet.

Die Vorteile

Mit dem SAP ERP/HCM Portal hat sich die Uni Trier für ein zukunftsfähiges IT-System für seine Verwaltungsprozesse entschieden.

  • Verbesserte Qualität der Planungs- und Steuerungsinformationen
  • Verstärkte Integration der Bereiche Beschaffung, Finanzen und Personal zur Vermeidung von Schnittstellen und redundanten Datenhaltungen
  • Höhere Rechtssicherheit durch mehr Prozess- und Kostentransparenz
  • Organisatorische und informationstechnologische Modernisierung der Unterstützungsprozesse

Highlights

Im intensiven Testbetrieb konnte das Tagesgeschäft der Universität teilweise abgebildet werden. Dabei waren sowohl die Key-User als auch die GISA-Anwendungsbetreuung eingebunden, um alle Prozesse zu optimieren und die Belastungsspitzen aller Projektbeteiligten zu minimieren. In einem Lessons Learned wurde die Zusammenarbeit der Uni Trier und der GISA positiv hervorgehoben.

Über die Universität Trier
Die Universität Trier besteht seit 1970 und ist mit etwa 13.000 Studierenden eine mittelgroße staatliche Hochschule. Die international vernetzte Universität zeichnet sich durch ihre praxisorientierte und fächerübergreifende Forschung und Lehre aus. Insgesamt 30 Fächer verteilen sich auf sechs Fachbereiche. www.uni-trier.de

Universität Trier

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Einführung 50,2 Hz-Portal

04.12.2018

Die Einspeisung von Strom aus dezentralen Energieerzeugungsanlagen, insbesondere Photovoltaik, hat in den letzten Jahren so stark zugenommen, dass die Photovoltaik (PV)-Anlagen eine Systemrelevanz für das gesamte Elektri-zitätsversorgungsnetz erreicht haben.

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SAP-Datenarchivierung: Höhere Performance, geringere Kosten & besserer Datenschutz

13.11.2018

Mit der Zeit können sich auf Datenbanken enorme Datenmengen ansammeln. Darunter leidet nicht nur die Performance, auch die Speicher- bzw. Wartungskosten können sich deutlich erhöhen. Datenarchivierungen können einen entscheidenden Beitrag dazu leisten, Datenbanken wieder zu entlasten indem sie das Datenvolumen signifikant senken.

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Neuaufbau der SAP-Kundensysteme für eine zukunftsfähige IT und stabile Wettbewerbsfähigkeit

13.11.2018

Die Infrastruktur der Abrechnungs– und Kundenmanagementsysteme der TEAG Thüringer Energie AG ist über die Jahre zu einer sehr komplexen und stark individualisierten Systemlandschaft herangewachsen. Notwendige Weiterentwicklungen konnten immer schwerer umgesetzt und ein reibungsloser Betrieb nicht mehr gewährleistet werden.

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Neues kommunales Finanzmanagement

13.11.2018

Sächsische Städte und Gemeinden sind seit 2013 verpflichtet, ihr kommunales Haushalts- und Rechnungswesen in Abkehr von der Kameralistik in einer doppischen, also kaufmännischen, Buchhaltung zu führen. Für diesen Kraftakt in der Verwaltung brauchte es erfahrene und leistungsfähige Partner.

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Komplettes IT-Outsourcing nach ITIL für mehr Leistungsfähigkeit

30.10.2018

Der Weltmarktführer im Segment Profi-Porzellan betreibt seit mehreren Jahren seine IT über einen Outsourcing Dienstleister. Das Unternehmen suchte nun einen breit aufgestellten Outsourcing-Dienstleister, welcher die komplette IT nach ITIL-Standards betreibt.

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Zukunftsfähige SAP ERP und HCM-Landschaft durch Datenbankwechsel auf SAP HANA

12.09.2018

SAP-Systeme können perspektivisch nachhaltig nur auf der Datenbank SAP HANA betrieben werden. Da die Entscheidung stand, die ERP- und HCM-Systemlandschaft weiterhin auf SAP-Basis zu betreiben, wurde GISA als IT-Dienstleister und Migrations-Coach ins Boot geholt.

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Informationssicherheits­management

27.08.2018

Obwohl Teile eines Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS) bereits existierten, sind die vorhandenen Verfahren und Regeln noch nicht ausreichend gewesen, um die Informationssicherheit nachhaltig zu steuern, vollumfänglich aufrechtzuerhalten und fortlaufend zu verbessern.

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Zukunftssichere Mobilstrategie für die optimale Unterstützung des Geschäftsbetriebes

09.05.2018

Die ONTRAS Gastransport GmbH hatte bisher für ihre Telekommunikation einen Mischbetrieb mobiler Endgeräte im Einsatz: das BlackBerry 10 sowie auch Apple iOS-Geräte. Durch die Entwicklung bei BlackBerry war in Anbetracht des zyklischen Gerätetausches und der wachsenden dienstlichen Anforderungen an mobile Endgeräte eine zukunftsfähige Mobilstrategie nicht mehr gewährleistet.

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Optimiertes Planen, Steuern und Prognostizieren mit SAP BW on HANA, SAP BPC und SAP BO

06.11.2017

Zur Erleichterung der operativen und strategischen Planung hat GISA bei enviaM vor einigen Jahren ein auf SAP Netweaver Business Warehouse und SAP Business Objects Planning & Consolidation basierendes Planungs– und Prognosetool eingeführt.

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Zertifizierte Smart Meter Gateway Administration für eine Million Messlokationen

08.05.2017

Mit der Digitalisierung der Energiewirtschaft und dem damit verbundenen Smart Meter Roll-Out kommen auf Unternehmen mit der Rolle eines Messstellenbetreibers große Herausforderungen rund um die Umstellung auf intelligente Messsysteme zu.

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SAP Utilities – Zukunftsfähige Systeme und effiziente Prozesse

30.03.2017

Die Digitalisierung im Energiesektor, der regulatorische Druck sowie die grundsätzliche Marktveränderung: Die envia Mitteldeutsche Energie AG (enviaM) steht ständig vor der Herausforderung, schnell auf die sich stark ändernden Marktbedingungen zu reagieren.

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Effizienter und innovativer Betrieb der Büro-IT

23.09.2014

Im Rahmen der Vorgaben zur Entflechtung von Handel und Transport bei Energieunternehmen war die zwischen der VNG—Verbundnetzgas AG und der ONTRAS Gastransport GmbH praktizierte gemeinsame Nutzung der VNG IT-Infrastruktur nicht mehr möglich.

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Kosteneffizientes ERP- und HCM-System

16.01.2014

Vor dem Hintergrund eines breiten Marktes an SAP-Dienstleistungen und dem Ziel nach mehr Kosteneffizenz hat BAYERNOIL den SAP-Betrieb für das ERP-System und das HCM-System sowie die Applikationsbetreuung und -entwicklung neu ausgeschrieben.

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