Ausgangslage
Erfolgsgeschichte einer Partnerschaft: Schon seit mehreren Jahren baut die MDR Media GmbH bei IT-Vorhaben unter anderem auf GISA. Das erste gemeinsame Projekt war die Implementierung von SAP R/3 (CO, MM, SD, FI, HCM, PM, CS) bei der damaligen DREFA Media Holding GmbH und den 17 Töchtern. Seitdem hat das Unternehmen den IT-Dienstleister für verschiedene Themen beauftragt. Einige Beispiele: die Implementierung, der Betrieb und die Betreuung der elektronischen Rechnungslegung oder die Einführung der digitalen Personalakte.
Auch bei der Verschmelzung der damaligen DREFA mit der MDR Werbung GmbH begleitete GISA das Unternehmen. Ziel war, die SAP-Systeme der bisher getrennt agierenden Firmen zu integrieren. So wurden verschiedene Projekte im Rahmen der Digitalisierung auf den Weg gebracht und umgesetzt. Über die Jahre hat sich ein enges Vertrauensverhältnis zwischen der MDR Media GmbH und GISA entwickelt.
Projekthighlights im Überblick
SAP ERP Betrieb und Anwendungsbetreuung
Die Zusammenarbeit begann mit dem Outsourcing des SAP R/3 der DREFA Medien Gruppe. Bis heute stehen der Betrieb und die Betreuung der Hardware-Ressour-cen im Rechenzentrum der GISA sowie die Anwendungsbetreuung und die Weiterentwicklung im Vordergrund. Zu den Leistungen der GISA zählen z.B. Releasewechsel, Einspielen von Support-Packages und der Service Desk.
SAP-Umsetzung der Verschmelzung zu MDR Media
Als DREFA und MDR Werbung zur MDR Media zusammenwuchsen, mussten beide SAP-Systeme verschmelzen. Eine besondere Herausforderung war: Die Unternehmen besaßen sehr verschiedene Geschäftsmodelle. GISA erhielt den Auftrag für Analyse, Design und Umsetzung einer Integration der SAP-Systeme. Es galt, alle benötigten Funktionen, Reports und Daten aus dem MDR SAP-System in das DREFA SAP-System zu übernehmen. Der IT-Dienstleister implementierte unter anderem Schnittstellen (z. B. für das Buchungstool der Werbung) und aktivierte neue SAP-Komponenten. Des Weiteren erfolgte die Einführung von SAP Business Warehouse (BW) für die Berichterstattung an die GEMA. Zahlreiche relevante Stamm- und Bewegungsdaten (u.a. Debitoren, Kreditoren, Verkaufschancen, offene Posten) sowie Daten zur Lohnabrechnung mussten in das Zielsystem migriert werden. Im Ergebnis konnten die Anwender alle Geschäftsprozesse weitgehend wie bisher im neuen gemeinsamen ERP–System nutzen.
Elektronische Rechnungslegung
In einem weiteren Projekt lautete das Ziel, den Prozess für das Senden von elektronischen Ausgangsrechnungen zu digitalisieren. Hierbei griffen MDR Media und GISA auf einen marktüblichen Standard zurück, damit sowohl kleine Dienstleister als auch Behörden die Rechnungen empfangen können. Als
E-Rechnungsformate wurden daher ZUGFeRD und XRechnung definiert. Für die MDR Media GmbH wurde ein neuer Mandant auf der bestehenden E-Rechnungslösung der GISA (Shared Service) eingerichtet. Als Datenübertragungsformat kommt IDOC (XML) zum Einsatz.
Digitale Personalakte
Auch das Personalmanagement sollte zukunftsfähig aufgestellt werden. Dafür erfolgte in einem ersten Schritt die Einführung der digitalen Personalakte. MDR Media kann auf diese Weise alle Personaldokumente elektronisch und papierlos verwalten. Gemeinsam wurde der Prozess zur digitalen Personalakte definiert und anschließend von GISA implementiert. Dabei übernahmen die Experten technische Vorarbeiten wie das Einspielen von Add ons, die Anbindung eines Archivsystems oder die Ausprägung von Rollen und Berechtigungen im System. Es folgte eine intensive Testphase geprägt vom direkten Austausch—was hohen Mehrwert lieferte. Danach konnte die digitale Personalakte produktiv gesetzt werden.
Highlights
Zwischen der MDR Media GmbH und GISA hat sich eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe entwickelt, die kontinuierlich ausgebaut wird. „Von Beginn an begleite ich die MDR Media GmbH auf dem Weg der Digitalisierung von Prozessen. Dabei können wir stets auf eine vertrauensvolle und flexible Zusammenarbeit bauen — das schätzen wir sehr.“ fasst Marco Amler, Chief Operating Officer der GISA, zusammen.
