Ausgangslage
Im Bachelorstudiengang der FU Berlin ist es Bestandteil des Studiums, die fachliche Ausbildung durch ein Berufspraktikum im Rahmen der Allgemeinen Berufsvorbereitung (ABV) zu erweitern, damit die Studierenden frühzeitig die Anforderungen der Berufspraxis kennenlernen. Der Career Service der Universität nutzte seit 13 Jahren eine Access-Datenbank zur Praktikumsverwaltung. Diese Datenbank, die ursprünglich von einem externen Entwickler erstellt wurde, zeigte zunehmend Instabilitäten und Dateninkonsistenzen. Trotz der Bemühungen eines Access-Fachmanns konnten die Probleme nicht vollständig behoben werden. Die Datenbank, die etwa 30.000 Datensätze enthält, ist elementar für die administrative Arbeit des Career Service und die Bewältigung der Aufgaben zum Abschluss der Praktikumsmodule im SAP Student Lifecycle Management (SLcM). Aufgrund der umfassenden Aufgaben und der Tatsache, dass viele Informationen nur in der Datenbank vorliegen, war eine manuelle Bearbeitung nicht möglich. Daher bestand ein dringender Bedarf an einer stabilen und integrierten Lösung.
Das Projekt
Um die bestehenden Herausforderungen zu bewältigen, initiierte die Freie Universität Berlin in Zusammenarbeit mit GISA ein Projekt zur Ablösung der alten Access-Datenbank und zur Integration der Funktionalitäten in das SAP SLcM.
Das Projekt zur Optimierung der Praktikumsverwaltung startete am 2. Januar 2024 und wurde am 31. Juli 2024 erfolgreich abgeschlossen. Der Projektverlauf umfasste mehrere wichtige Schritte:
Fachliche Anforderungen klären: In einem Auftakt-Workshop wurden die Entwicklungspakete definiert und die übergreifende Fachkonzeption finalisiert. Zudem wurden die notwendigen Zugänge und Unterstützungsmittel eingerichtet.
Entwicklungspaket fachlich definieren: Es wurden Testfälle und Akzeptanzkriterien im Detail definiert sowie die Fachkonzeption erstellt.
Realisierung des Entwicklungspakets: Testdaten für die Entwickler wurden festgelegt und eine Vortest-Beratung durchgeführt.
Review & Test: Der Fachbereich führte Tests durch, die Realisierung wurde überprüft und notwendige Änderungen sowie Anforderungen wurden mit der Projektleitung abgestimmt. Eine Backlog-Liste wurde gepflegt, um den Überblick über offene Punkte zu behalten.
Die Lösung
Das Ziel des Projekts war die Entwicklung einer Webanwendung im SAP Fiori, die eine nahtlose Suche und Bearbeitung von Datenbankeinträgen ermöglicht und Informationen zu Praktika und
Studierenden eindeutig verknüpft.
Diese Lösung sollte das vorherige System ablösen, die Usability und Prozessstabilität verbessern und vollständig in die bestehenden Prozesse des SAP SLcM integriert werden. Während des Projekts wurden alle relevanten Daten migriert und die Anwendung als zentrales Tool für den Career Service gestaltet.
Die entwickelte Lösung umfasst eine benutzerfreundliche Webanwendung im SAP Fiori, die eine effiziente Verwaltung der Praktikumsmodule ermöglicht. Die neue Lösung ersetzt die frühere Access-Datenbank und bietet eine verbesserte Usability und Prozessstabilität.
Durch die professionelle Zusammenarbeit zwischen der Freien Universität Berlin und GISA konnten die administrativen Herausforderungen erfolgreich gemeistert und die Unterstützung bei der Administration von Praktikumsteilnahmen optimiert werden. Aufgrund des erfolgreichen Ergebnisses wird erwartet, dass weitere Projekte gemeinsam realisiert werden.
