Neueinführung SAP S/4HANA – Schnell produktiv mit standardisiertem Vorgehen

Ausgangslage

Um für die Herausforderungen eines Versorgers der Zukunft gerüstet zu sein, haben die Stadtwerke Pforzheim schon vor einiger Zeit damit begonnen, Ihre gesamte Unternehmens-IT zu erneuern. Herzstück war, ein neues ERP-System zu implementieren, mit dem Ziel alle Geschäftsanwendungen und Betriebsdaten nachhaltig zu integrieren. Basis der Transformation und der Ausschreibung war eine IT- und Prozesslandkarte, welche langfristig alle Anforderungen der IT definiert. Diese wurde im Rahmen eines Vorprojektes entwickelt. Nach einem umfangreichen Auswahlprozess entschieden sich die SWP für eine integrierte IT-Lösung auf Basis von SAP S/4HANA. GISA überzeugte durch umfangreiche Erfahrung als Branchenspezialist in der Energiewirtschaft.

Das Projekt

Die Entscheidung für SAP S/4HANA ging mit einer Neudefinition der Ablauforganisation und der Kernprozesse einher. Besonders Finanz- und Controllingprozesse sollten effektiver gestaltet werden. Begonnen wurde mit der Fit/Gap-Analyse in Workshops, in denen erste Konzepte auf Basis der GISA-Lösung erstellt wurden. Es folgte die Einrichtung des Systems mit dem Customizing der Schnittstellen. Dabei lernten die Anwender bei SWP das neue System frühzeitig und in Etappen kennen. Denn entscheidend für die spätere Akzeptanz ist ein gutes Training und eine frühzeitige Einbeziehung der Anwender. In der folgenden Testphase wurde die Funktionsfähigkeit kompletter Prozessketten überprüft. Die Fachteams der SWP arbeiteten dabei eng mit den GISA-Beratern zusammen. Mit der Datenmigration begann die Aufbereitung und Bereinigung des Altsystems. Der reibungslose Import in die Feldstrukturen und Formate des neuen Systems ist eine Herausforderung bei jeder Migration. Der Go-Live erfolgte fristgemäß mit dem Aufbau und Test des produktiven Systems und der Einspielung der Produktivdaten. Nach dem Go-Live betreut und betreibt GISA jetzt die Anwendungen und steht mit einem umfangreichen Service dauerhaft zur Seite.

Die Vorteile

Als wesentlicher Vorteil des SAP-Systems erwies sich dessen Offenheit. Dem neuen ERP-Kern auf S/4HANA wurden neue Umsysteme für Workforce Management und mobile Lösungen hinzugefügt. Mit der Verwendung der S/4HANA-Funktionen Neues Hauptbuch und Online-Belegsplit konnte die Erstellung vollständiger Teilbilanzen/GuV erfolgen, ohne das Unternehmen technisch in mehrere Buchungskreise teilen zu müssen.

Vorteile für die SWP:

• Effiziente Verknüpfung der Daten durch automatische Schnittstellen im ERP
• Hohe Performance, bessere Auswertbarkeit und spezialisiertes Reporting in Echtzeit
• Komplette Integration: Prozess geht durch alle Abteilungen – alles im SAP abgebildet
• Warehouse Management System mit mobilen Komponenten über bidirektionale Schnittstellen mit S/4HANA verbunden
• Workforce Management berücksichtigt Regulierungsanforderungen der Netzbetreiber
• S/4HANA unterscheidet Rechnungen mit und ohne Bestellbezug

Highlights

„Das Besondere des Projektes war die gute Vorbereitung seitens des Kunden, was eine Integration innerhalb von einem guten Jahr möglich machte. Die SWP hatten sich mit Blick auf neue Prozesse vorbildlich aufgestellt.“ Michael Räbiger, Senior Solution Architect, GISA