Ausgangslage
Nicht nur kleine und mittelständische Unternehmen möchten die Chancen der Digitalisierung für die eigenen Prozesse nutzen. Auch Verbände wollen digital weiterdenken. Als Körperschaft des öffentlichen Rechts unterliegt die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) der E-Rechnungsverordnung ERechV. D.h. ab 27.11.2019 muss sie digitale Rechnungen empfangen und ab 27.11.2020 versenden können. Die KBV sah dies als Chance und hatte sich zum Ziel gesetzt, die E-Rechnung noch vor der gesetzlichen Frist einzuführen, um sich damit von händischen Rechnungsprozessen in der Buchhaltung zu verabschieden. Neben den rechtlichen Vorgaben lag der Fokus im Projekt darauf, alle bestehenden Prozesse im Umfeld von Rechnungseingang und -ausgang einer kritischen Prüfung zu unterziehen. D.h. detailliert zu analysieren, um das Ergebnis als Basis für die Erarbeitung neuer, vereinfachter digitaler Prozesse nutzen zu können.
Das Projekt
„Die ProjektmitarbeiterInnen der KBV waren bereit für den digitalen Schritt und zeigten sich neugierig, offen und entscheidungsfreudig. Wichtige Voraussetzungen, damit die Einführung neuer Lösungen wie der E-Rechnung praxisnah gelingt“, erklärt Matthias Friedrich, Projektleiter der GISA GmbH. Im Projekt musste man sich gemeinsam einigen Herausforderungen stellen, wie z.B.
- SAP war als komplexes Workflowsteuerungssystem nicht geeignet, daher fiel die Entscheidung für den xft invoice Manager.
- Für die Ausgangsseite war kein SAP-kompatibles Produkt verfügbar, weshalb GISA, XFT GmbH und KBV den xft billing manager als Pilot gemeinsam neu entwickelten.
- Der ZRE (Zentraler Rechnungseingang des Bundes) war für die KBV nicht nutzbar. GISA entwickelte daher den „eRechnungskorb“
- Ein führendes Rechnungsformat konnte nur bedingt festgelegt werden: für die Eingangsseite die XRechnung und ausgangsseitig für den „eRechnungskorb“ das ZUGFeRD 2.0.
Durch einen Mix aus Projektmanagement mit klassischen Methoden und agilem Vorgehen meisterte man diese Herausforderungen gemeinsam. Konstruktive Zusammenarbeit war dabei ein wesentlicher Erfolgsfaktor des Projekts, erinnert sich Elisabeth Wetzstein, Senior Projektmanagerin bei der KBV. „Der klassische Projektweg mit Analyse, Beratung und Umsetzung wäre nichts für uns gewesen. Wir wollten jederzeit die Möglichkeit haben, schnell und unkompliziert neue Wege auszuprobieren, um eine für die KBV passgenaue Lösung zu finden.“ Auf diese Weise gelang es, ein Portal aufzustellen, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht und zugleich die Besonderheiten der KBV bei der E-Rechnung abbildet. Partnern wird so per Formulareingabe die digitale Rechnungsstellung an die KBV ermöglicht. Die eingegeben Daten werden in eine XRechnung sowie ein PDF konvertiert und dem Partner zur Verfügung gestellt. Dabei wird neben einem Einzel– auch ein Massenupload via Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine)-Anbindung ermöglicht. GISA realisierte diese Anbindung sowohl für die Eingangs- als auch Ausgangsrechnung.
Vorteile, von denen die KBV nun profitiert:
- Vollständige digitale Verarbeitung aller Rechnungen vom Eingang bis zur Buchung und Zahlungsanweisung
- Vereinheitlichung der Dokumentenein- und ausgänge auch mit direkter Anbindung an Portale und Peppol-Netzwerk
- Archivierung und Protokollierung der einzelnen Vorgänge in den Rechnungsein- und ausgangsprozessen
- Reduzierung der manuellen Arbeitsgänge in der Finanzbuchhaltung sowie bei Freigebern
Highlights
Im Herbst 2019 ging das Portal für die Eingangsrechnungen produktiv, im Frühjahr 2021 war der Ausgangsprozess vollständig digital abgebildet. Rechnungen können nun sowohl im Eingang als auch im Ausgang deutlich schneller abgewickelt werden.
