Ausgangslage
Eine Kommune ist eigentlich wie ein kleines Unternehmen. Sie beschäftigt eine beachtliche Anzahl an Mitarbeitern und betreibt „Zweigstellen“, die ihre städtischen Aufgaben wahrnehmen: Schulen, Turn- und Schwimmhallen, öffentliche Kultureinrichtungen und natürlich die diversen Ämter an unterschiedlichen Standorten. Und auch bei Kommunen ist Kostentransparenz eine wichtige Kenngröße. Daher möchten die Verantwortlichen regelmäßig wissen, welche Kosten ihre Ressourcen erzeugen – im letzten Monat, im letzten Quartal oder im vorigen Jahr. Bei Personalkosten sind die Daten für solch eine Übersicht recht einfach zu erhalten. Doch bei Daten zum Stromverbrauch und seinen Kosten wird es schwierig. Außer man ist als Kommune Kunde der envia Mitteldeutschen Energie AG. Der Energieversorger hat für seine städtischen Kunden in Zusammenarbeit mit GISA das sogenannte Kommunalportal gestartet. Auf der browserbasierten Plattform können Kämmerer, Bürgermeister und andere Beschäftigte, die eine Freigabe dafür erhalten haben, Einblick in wichtige Dokumente rund um die Energieversorgung erhalten.
Das Projekt
Ziel des Kommunalportales war es, die vielen postalischen Wege zu digitalisieren, um damit die Transparenz und Schnelligkeit der Prozesse zu erhöhen. Diese Umstellung benötigte durchaus Zeit und Überzeugungskraft. „Viele Mitarbeitende bei enviaM zeigten sich anfangs skeptisch, ob die digitale Lösung tatsächlich ihre Arbeit erleichtern würde“, erinnert sich Carolin Arps, Leiterin des Projektteams bei der GISA GmbH. „Doch als sie gemerkt haben, wie viele Vorteile die Anwendung mit sich bringt, waren alle begeistert“ – und zwar so begeistert, dass sie nun bereits selbst Ideen entwickeln, wie man Prozesse und Kommunikation mit digitalen Lösungen verbessern könnte. Inzwischen sind auf der Plattform zehn Komponenten und Module implementiert, darunter die Lieferstellenverwaltung, die Konzessionsabrechnung, Informationen zu eigenen Daten und Ansprechpartnern bei enviaM, ein FAQ-Bereich, diverse Services sowie ein Bereich für die Anträge für den Fonds Energieeffizienz Kommunen (FEK). Eine Herausforderung für GISA waren die unterschiedlichen Systeme, aus denen das Portal seine Daten bezieht. Das Gemeinde-Informationssystem GEMIS, das SAP IS-U oder auch das SAP Business Warehouse – alle mussten dem Konzept entsprechend berücksichtigt und eingebunden werden.
Die Lösung
Für enviaM entwickelte GISA das Portal, damit Kommunen zahlreiche Daten und Informationen einsehen können, die bisher mühsam auf dem Postweg hin- und hergeschickt wurden. Das Ergebnis: Viele Prozesse laufen nun schnell und digital ab. Ein besonders beliebtes Feature ist die Lieferstellenverwaltung. Autorisierte Personen können hier für jede Lieferstelle – sprich Schule, Halle, Kita oder andere – genau prüfen, wie sich ihr Stromverbrauch gestaltet. Ist die Stelle mit einem Smart Meter ausgestattet, klappt das sogar im 15-Minuten-Takt. Auch für den Energieversorger eine attraktive Transparenz – kann er doch damit seinen Kunden noch exakter die Verbräuche auflisten. Die Kommunen können außerdem die Stammdaten der Lieferstellen verändern. Adresse, Zählernummer, Bankdaten – alles kann die Kommune eigenhändig aktualisieren und im System ablegen. Eine weitere Besonderheit: Da in Kommunen oft noch der Internet Explorer genutzt wird – also ein Browser, der von Microsoft längst ausrangiert wurde – ist die Software so angelegt worden, dass sie auch auf deutlich veralteten Browsern lauffähig ist. Und noch ein Ausblick: Das Portal wird aktuell auch für den Einsatz bei anderen Versorgern weiterentwickelt.
Highlights
Das Wachstum des Kundenportals steht für die gewachsene Kundenbindung und das gegenseitige Vertrauen. Das zeigt sich auch in der Arbeitsweise – mit einem Mix aus agilen und klassischen Methoden haben wir einen gemeinsamen Weg gefunden, das Portal effizient weiter zu entwickeln und neue Anforderungen zu integrieren.
