Ausgangslage
Seit 2018 verpflichtet das nationale E-Rechnungsgesetz nach EU-Vorgaben öffentliche Auftraggeber des Bundes sowie deren Lieferanten und Kunden zur elektronischen Rechnungslegung. Damit wird eine flächendeckende Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung umgesetzt. Auch die Kommunalen Wasserwerke stellten auf elektronische Rechnungslegung um. Um eine automatische elektronische Verarbeitung der Rechnungsdaten zu ermöglichen, stehen für viele öffentliche Unternehmen neben der Implementierung technischer Komponenten insbesondere Anpassungen der Geschäftsprozesse an. Konfrontiert mit dieser Herausforderung, starteten die Kommunalen Wasserwerke mit der elektronischen Rechnungslegung im Massengeschäft für Trink-/Ab- und Niederschlagswasser.
Das Projekt
Die GISA GmbH setzt für die Leipziger Wasserwerke eine maßgeschneiderte ZUGFeRD-Lösung ein. Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Damit stellt die PDF-Rechnung nur die Sichtkomponente des Rechnungsvorgangs dar. Über das mitversandte XML-Format wird die Integration in die jeweils unternehmensspezifische Software des Empfängers ermöglicht. Die Rechnung stellt sich also für Privatkunden wie gewohnt dar, während Geschäftskunden die Rechnung digital weiterverarbeiten können. Der erste Arbeitsschritt bestand in der Anpassung des bestehenden SAP IS-U Systems zur Lieferung von Rechnungsinformationen und zur Versandsteuerung. Im zweiten Schritt wurde die GISA-ZUGFeRD-Lösung implementiert. Im gleichen Zug wurden auch die Formular-Druck-Workflows sowie der Prozess zur Archivierung von Rechnungen neu gestaltet. Die Lösung basiert auf der Inubit-Suite, die im Rahmen des Projektes eingeführt und erweitert wurde, so dass zukünftig neben der Rechnungslegung weitere Geschäftsprozesse bei den Wasserwerken optimiert werden können.
Die Vorteile
Die elektronische Rechnung auf Basis SAP IS-U bietet für die Leipziger Wasserwerke folgende Vorteile:
- spartenübergreifende Rechnungslegung für Trinkwasser, Abwasser und Niederschlagswasser
- schnellere Prozesse mit hoher Qualität
- revisionssichere Archivierung
- rechtskonform zur Cross-Industry-Invoice UN/CEFACT und nach §14 Absatz 3 UStG
- automatisiertes Einlesen durch das XML Format für Geschäftskunden und Vertragspartner
- breite Unterstützung des Formats durch diverse Buchhaltungs- und ERP-Software am Markt
Die Lösung konnte auf Basis der bereits vorhandenen Prozess- und IT-Landschaft durch minimale Anpassung der Geschäftsprozesse sowie der technischen Systeme integriert werden. Ausgewählte Vertragspartner der Leipziger Wasserwerke erhalten nun automatisiert Rechnungen auf denen die spezifischen energiewirtschaftlichen Inhalte der Rechnung eindeutig und widerspruchsfrei dargestellt werden. Die Zahl der Empfänger steigt kontinuierlich. Die Rechnungen entsprechen den Empfehlungen des EDNA Bundesverband Energiemarkt & Kommunikation e.V.
Highlights
Mit Erfolg haben wir die spartenübergreifende Rechnungslegung innerhalb des ZUGFeRD-Formates sowie eine Massenverarbeitung mit über 12.000 Rechnungen pro Rechnungslauf umgesetzt. Die neu eingeführte BPM-Suite soll zukünftig ein Baustein in der IT-Strategie der Leipziger Wasserwerke für Geschäftsprozessoptimierung und Datenmanagement werden.
