Ausgangslage
Der Verband „Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung“ (DGUV) ist der Spitzenverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften und der Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand. Sicherheit, Vertrauen und Zuverlässigkeit spielen sowohl bei den anvertrauten Aufgaben der Prävention, Rehabilitation und Entschädigung als auch bei IT-Themen eine zentrale Rolle. Im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens suchte der DGUV einen Dienstleister für die Migration des SAP ERP-Systems.
Projekthighlights im Überblick
Mit dem personalisierten Servicemodell und überzeugendem Engagement über den gesamten Vergabeprozess setzte sich GISA schließlich durch.
Es galt, den bisherigen Dienstleister in Betrieb, Betreuung und Weiterentwicklung des SAP ERP abzu-lösen. Seit diesem Auftaktprojekt haben sich über die Jahre verschiedene Themen in der Zusammenarbeit zwischen DGUV und GISA entwickelt, die exemplarisch im Folgenden skizziert werden.
Migration, Betrieb, Betreuung SAP ERP
Sowohl die Konzeption als auch die Migration in das zertifizierte Rechenzentrum der GISA konnten durch die partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten reibungslos durchgeführt werden. Die IT-Infrastruktur wurde aufgebaut, Daten mit homogener Systemkopie migriert und die Leitungsanbindung über VPN und WAN realisiert. Die Produktivsetzung gelang so in nur zwei Monaten. Betrieb und Betreuung der SAP-Landschaften erstreckten sich dabei auf folgende Module und Anwendungen: ERP (FI, CO, MM, SD), HCM (PA, PT, PY, OM, MSS, ESS), Enterprise Portal, Cloud Connector und Solution Manager sowie weitere Add ons, Fiori und Workflows.
Das professionelle Service Management der GISA ist für die erfolgreiche Zusammenarbeit essenziell. So werden dem DGUV feste Ansprechpartner zur Verfügung gestellt. Außerdem übernimmt GISA den User Help Desk und erbringt die Anwendungsbetreuung aller Fachmodule sowie das Berechtigungsmanagement (Rollendefinition und -vergabe).
Durch die Integration des Instituts für Prävention und Arbeitsmedizin in das SAP-System des DGUV mussten zudem Buchungskreise verschmolzen und ein entsprechender Umgang mit den laufenden/historischen Belegen sowie Bestellungen sichergestellt werden. GISA steuerte das Projekt strukturell sowie fachlich und setzte es schließlich um — für eine maßgebliche Optimierung der Prozesse des DGUV.
Aufgrund der erfolgreichen und vertrauensvollen Zusammenarbeit hat DGUV auch die Weiterentwicklung von Anwendungen und Prozessen an GISA übergeben, wie zum Beispiel:
Prozessautomatisierung mit AUTOMIC
GISA hat Teile des Personalabrechnungsprozesses automatisiert. Zudem werden diverse FI/CO-Jobs gesteuert, darunter auch Filetransfers.
DSGVO-konforme Löschung mit SAP ILM
Nach einer umfassenden Analyse und der Adaption der gesetzlichen Vorgaben auf die Geschäftsvorfälle des DGUV wurde ein Löschkonzept für SAP HCM erstellt, umgesetzt und in den Betrieb überführt.
E-Rechnungslösung für Eingangsrechnungen
Um die gesetzliche Auflage des elektronischen Rechnungsempfangs zu erfüllen, hat GISA kurzfristig eine E-Rechnungslösung eingeführt. Damit wird DGUV in die Lage versetzt, die elektronisch empfangenen Rechnungen in seinem bestehenden SAP-Workflow zu verarbeiten.
SAP Treasury- und Cash-Management
Zur Optimierung der Prozesse rund um Finanzgeschäfte und Liquiditäts-/Budgetplanung wurde die Nutzung wesentlicher Komponenten dieser SAP-Funktionalitäten konzipiert und implementiert.
Identity and Access Management
Mit umfassender Beratung zum SIVIS Identity
Manager und der anschließenden Konzeption legt GISA den Grundstein für ein sicheres und zentrales Identity and Access Management des DGUV.
Highlights
„Mit den Experten der GISA haben wir einen kompetenten und zuverlässigen Partner an unserer Seite. Sowohl die Branchenkenntnisse als auch die Fachspezifika in den IT-Themen bilden das Fundament der erfolgreichen Zusammenarbeit auf Augenhöhe.“ so Jürgen Laudien, Abteilungsleiter ITD Infrastructure, Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V.
