Ausgangslage
An der Universität Trier gab es bisher keine einheitlichen Genehmigungswege der Abrechnung der Reisekosten. Die gesamten Reisebeantragungs- und Reiseabrechnungsprozesse waren papiergebunden und mit Medienbrüchen organisiert. Hier bestand der dringende Bedarf nach Vereinheitlichung für alle Institute und Fachbereiche und nach vollständiger Digitalisierung. GISA bot eine integrierte SAP-Lösung für alle Genehmigungsverfahren an. Diese Lösung soll die Vorgaben des Landesreisekostengesetzes (LRKG) Rheinland-Pfalz und des Bundesreisekostengesetz (BRKG) in einer Reisekostenrichtlinie abbilden. Die Uni Trier beauftragte die GISA schließlich mit der Einführung eines dezentralen digitalen SAP Reisemanagements.
Das Projekt
Um möglichst zukunftssichere, schlanke und damit schnelle und transparente Prozesse zu schaffen, stand am Anfang der Zusammenarbeit eine intensive Konzeptionsphase. In mehreren Sessions wurden die Beantragungs- und Abrechnungsprozesse analysiert und gemeinsam mit den Mitarbeitern der Universität besprochen & festgelegt. Noch während der Konzeptionsphase konnte die Realisierungsphase initiiert werden. In dieser Zeit wurden die Mitarbeiter der Uni Trier in einer intensiven Schulung mit dem neuen System vertraut gemacht. Nach einer umfassenden Testphase erfolgte in Abstimmung mit der Universität ein einjähriger Testbetrieb, um einen fließenden Übergang zu ermöglichen. Schließlich erfolgte die finale Produktivsetzung der gesamten Systemlandschaft inklusive des Reisemanagements. Im Anschluss startete die Anlaufbetreuung.
Die Vorteile
Mit dem SAP Reiskostenmanagement war es erstmals möglich, einen rein digitalen Beantragungs- und Abrechnungsprozess für die Uni Trier zu etablieren, welcher Kosten spart und die Transparenz erhöht.
- Zukunftsfähiges dezentrales Reisemanagement
- Intuitive und benutzerfreundliche Oberflächen – leichte Bedienung
- Automatisierte und transparente Prozesse
- Keine Medienbrüche
- Automatisiertes Benachrichtigungssystem
- Transparente Berechnung des Erstattungsbetrages
- Geringe Durchlaufzeiten
Highlights
Der Genehmigungsprozess der Reiseabteilung konnte aufgrund der intensiven Konzeptionsphase von fünf Stufen auf effektive und transparente zwei Stufen reduziert werden. Weiterhin wurden zeitgleich mit der Konzipierung des SAP Reisemanagements Potentiale in der Musterdatenbank CR2013 entdeckt, deren Optimierung nach Projektende in Angriff genommen wurde.
