Ausgangslage
Bislang hat die Energie- und Wasserversorgung Altenburg (Ewa Altenburg) den Empfang und die Bearbeitung von Post allgemein sowie von Rechnungen im Speziellen durch rein papierbasierte Prozesse gesteuert. Fehleranfälligkeit, schwierige Überschaubarkeit und Ineffizienz sind Nachteile, die aus diesem nicht zeitgemäßen Verfahren resultierten. Die Bearbeitung von eingehenden Rechnungen wurde daher im Zuge eines Projektes mit GISA optimiert und automatisiert. Dazu sollten die bestehenden, durch Medienbrüche charakterisierten Prozesse, verändert werden. Ziel war eine komplett digitale Dokumentenverarbeitung. Nicht zuletzt auch, um damit gesetzliche Anforderungen zur Elektronischen Rechnungsverarbeitung zu erfüllen.
Das Projekt
Das Projekt startete klassisch mit einer Konzeptphase und wurde mit dem Kunden direkt am System vorbesprochen. Für einen schnellen Projektfortschritt nutzten GISA und die Ewa Altenburg Elemente im Verlauf des Projektes aber auch Elemente der agilen Zusammenarbeit. Stufenweise wurde die Scan- und OCR-Lösung von KOFAX implementiert. Anschließend erfolgte die Einführung des XFT Invoice Managers integriert im SAP ERP-System. Da die Digitalisierung des Post- und Rechnungseingangs eine große Umstellung auf die tägliche Arbeit im ganzen Unternehmen bedeutete, wurde Zeit für eine intensive Testphase unter Einbeziehung aller Fachbereiche eingeplant. Parallel wurden auch bestehende Prozesse außerhalb der Rechnungsprüfung, die mit dieser aber in Verbindung stehen, überdacht und optimiert. Von der neuen Lösung im SAP ERP-System (Rechnungswesen) profitieren nun 30 Anwender und rund 100 Freigeber von Rechnungen. Aktuell werden ca. 30.000 Eingangsrechnungen verschiedenster Eingangskanäle pro Jahr über die neuen Prozesse verarbeitet.
Die Vorteile
Mit der Einführung einer neuen Erfassungssoftware inkl. OCR-Erkennung von Rechnungen profitiert das Unternehmen nun von zahlreichen Vorteilen:
- Umstellung des Rechnungsbearbeitungsprozesses auf frühes Erfassen und intelligentes Erkennen der Rechnungen
- automatische Übergabe der Rechnungsdaten an das SAP ERP-System zur Bearbeitung in der Finanzbuchhaltung
- Prozess des Archivierens mit Barcode wurde abgelöst
- stattdessen elektronische Ablage der Rechnungen und weiterer Belege und Bestandsdaten in einem revisionssicheren Archivsystem
- beschleunigte Freigabe-Prozesse durch Umstellung auf eine workflowbasierte Verarbeitung mittels XFT Invoice Manager
- Zeitersparnis und zusätzliche Sicherheit durch automatisierte Plausibilitäts- und Vollständigkeits-Prüfungen
- besserer Überblick und bessere Nachverfolgbarkeit einzelner Rechnungsverarbeitungsschritte
Highlights
Aufgrund des neuen Rechnungsbearbeitungsprozesses und der Einführung des Archivsystems hat die Ewa Altenburg nun die Möglichkeit, weitere Prozesse zu digitalisieren. Dies ist bereits im Beschaffungs- und Posteingangsprozess initiiert und befindet sich in der Umsetzung.
