Ausgangslage
Tagespost und Dokumente in unzähligen Ordnern aufbewahren, die richtig viel Platz benötigen und mit denen es einige Zeit dauert, genau jenes Dokument zu finden, das man gerade benötigt—Alltag in vielen Unternehmen. enviaM wollte diese Problematik lösen und den konsequenten Schritt gehen, zukünftig alle Dokumente der Geschäftspost zu digitalisieren und standortunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Dafür galt es, eine IT-Struktur zu etablieren, in der verschiedene Arbeitsschritte mit Hilfe eines IT-Systems vereinheitlicht werden und für alle befugten Mitarbeitenden zentral zugänglich gemacht werden. Martin Hoffmann, GISA-Projektleiter, der die Konzeption und Implementierung der passenden Lösung begleitete, kennt die Prozesse der enviaM: „Diese reichen von der Digitalisierung eines eingegangenen Papierdokuments über automatisches Routing von Dokumenten, der Zuweisung der passenden Schlagworte bis hin zur internen Freigabe des Dokuments und seiner Archivierung.“ Alles mit dem Ziel, die Prozesse insgesamt deutlich effizienter zu gestalten und das Wissen des Unternehmens digital verfügbar zu machen.
Das Projekt
Die größte Herausforderung bei der Umsetzung bestand darin, ein ganzheitliches Ziel zu verfolgen: die Prozesse miteinander zu verknüpfen und nicht jeden Arbeitsschritt einzeln zu digitalisieren.
GISA entwickelte eine IT-Infrastruktur, die für die unterschiedlichen Aufgaben zwar verschiedene Anwendungen vorsieht, deren Kommunikation jedoch von einer zentralen Plattform gesteuert wird. Dabei wurden sowohl neue Lösungen geschaffen, als auch bestehende eingebunden. Zu den enthaltenen Systemen zählen:
- ReplyOne für intelligentes Dokumentenrouting (Eingang als Post, E-Mail, Fax) und die Extraktion der Daten
- Ceyoniq nscale zur Bearbeitung und Archivierung der digitalisierten Dokumente
- ein Freigabe-Cockpit für alle Mitarbeiter und Entscheider (generische, digitale Abbildung von Dokumentenumläufen mit Möglichkeit der digitalen Unterschrift u. revisionssicherer Archivierung)
- CoMem als exklusiver semantischer Wissensdienst für ein einheitliches Wissensmanagement
Für die reibungslose Kommunikation der unterschiedlichen Lösungen etablierte GISA die inubit-Plattform als zentrale Drehscheibe und Übersetzer für die Daten aus allen Anwendungen. Das System ist trotz Standardisierung nicht statisch angelegt, sondern kann technisch auf neue Wünsche und Anwendungen angepasst werden.
Die Umsetzung
Alle Eingangsdokumente werden über ReplyOne unternehmensweit digital zur Verfügung gestellt—das heißt, das System routet die digitalisierten Dokumente zunehmend automatisch, Mitarbeitende steuern die Wege der Dokumente und können per Suchbegriff später darauf zugreifen.
Die finale digitale Ablage erfolgt sowohl über eine umfassende und einheitliche Archivierung aller Dokumente im Ceyoniq nscale als auch optional über eine fachspezifische Aktenlösung der jeweiligen Fachanwendenden mit Standardbausteinen. Alternativ können bereits bestehende Archivlösungen eingebunden werden. Die digitale Verfügbarkeit der Dokumenteninhalte ermöglicht eine Recherche mittels semantischer Technologie im gesamten Datenbestand über CoMem. Solch ein digitales Umdenken bedeutete für enviaM nicht nur einen rein technischen, sondern tatsächlich auch einen kulturellen Wandel. „Für unsere Organisation stand ein echter Paradigmenwechsel an“, ist sich Dirk Benndorf, IT-Projektleiter bei enviaM, bewusst. Denn die Administration der Geschäftspost bestand aus Prozessen, „die sich historisch etabliert hatten. Diese Gewohnheiten im Zuge der Digitalisierung zu verändern, war daher zwar eine Herausforderung, aber auch eine echte Chance — die wir genutzt
haben.“
Highlights
Mit der frühzeitigen Digitalisierung sowie Standardisierung dokumentenorientierter Prozesse hat enviaM die digitale Transformation beschleunigt und einen organisationsübergreifenden Informationsaustausch geschaffen. Ein deutlicher Gewinn in Bezug auf Effektivität, Qualität und Schnelligkeit der Prozesse.
