Ausgangslage
Mehr Transparenz, vielfältige und aktuelle Informationen und eine offene Kommunikations- und Lernkultur. Nicht weniger als ein Kulturwandel sollte es werden – so die Zielsetzung der ONTRAS-Geschäftsführung. Das alte Intranet war statisch, zentral gesteuert und erlaubte wenig Interaktion und Austausch untereinander. Das neue Intranet hingegen stellt nun das Rückgrat des digitalen Arbeitsplatzes der Zukunft bei ONTRAS dar. Personalisierte, kontextbezogene und skalierbare digitale Informationen für jedes Nutzerprofil war eine Anforderung. Verbunden werden sollte dies mit einem hohen Anteil an eigener Erstellung der Inhalte durch Mitarbeiter. Es war eine Kollaborationsplattform zu schaffen, die sich auf Engagement, Produktivität und Innovation konzentriert. Im Kern ging es darum, Menschen zu vernetzen, Kommunikation und Zusammenarbeit auch über verschiedene Standorte hinweg so einfach wie möglich zu machen. Das Intranet ist dabei zentraler Hub, der jedem seine individuellen Werkzeuge und Informationen aus verschiedenen Quellen zur Verfügung stellt. Kurz gesagt, den Arbeitsplatz der Zukunft zu gestalten.
Das Projekt
Mit unserem SharePoint Architektur- und Entwicklungs-Team planten und realisierten wir die SharePoint-Lösung. Die langjährige Partnerschaft mit dem MatchPoint-Hersteller CYCL hat GISA geholfen, auch schwierige Problemstellungen schnell zu lösen. GISA übernahm den Betrieb der Lösung im eigenen Rechenzentrum. Der Intranet-Relaunch wurde als Organisationsprojekt umgesetzt, die Projektleitung war direkt in der Unternehmenskommunikation der ONTRAS angesiedelt. Von Anfang an war auch die ONTRAS Geschäftsführung direkt in das Projekt eingebunden. So konnten konkrete Leitsätze und Ziele für den entstehenden Digital-Workplace gemeinsam definiert werden. Durch das agile Projektvorgehen konnten Korrekturen und Anpassungen frühzeitig vorgenommen werden. Parallel startete ein umfangreiches Projektmarketing, das die Kommunikation des Projekts ins Unternehmen einschloss. Dazu gehörten auch Trainings und Coachings, wie z. B. eine Schreibwerkstatt für die künftigen Redakteure. Das Projekt wurde nach 13 Monaten erfolgreich beendet.
Die Vorteile
Das Intranet wurde zur voll ausgeprägten Digital-Workplace-Plattform weiter entwickelt.
- ready-to-run-Softwarelösung reduzierte Konzeptions- und Implementierungsaufwand
- hohe Akzeptanz durch intuitive Bedienung und Individualisierbarkeit
- integrierte Apps und Self-Services beschleunigen Prozesse und geben einen besseren Überblick
- social knowledge management – Wissensmanagement mit Einbeziehung von Mitarbeiterkompetenzen
- Plattform skalierbar und ready für Office 365
- hybride Gestaltung: Einbindung von anderen Cloud-Lösungen für Collaboration möglich
- über die Plattform wird die Zusammenarbeit zwischen Standorten und Tochtergesellschaften erleichtert
- gleichzeitig ist der Digital Workplace für jeden Mitarbeiter durch Rollen und Interessen individuell gestaltbar
- responsive Web-Design ermöglicht einheitliche Anzeige auf Desktop, Tablet und Smartphone
- das Intranet ist Startpunkt für alle anderen eingebundenen Plattformen
Highlights
Durch die Entwicklung von Prototypen für die Plattform konnte das gemeinsame Verständnis und Vertrauen im Projekt von Anfang an gesichert werden. Interne Akzeptanz ist bei der Entwicklung eines Intranets besonders wichtig. Deshalb wurden die künftigen Redakteure, die alle selbst auch Mitarbeiter sind, geschult und die Mehrwerte der Plattform im Unternehmen so von Anfang an erfolgreich kommuniziert.
