Ausgangslage
Einblicke in die Materie und die Entwicklung des Universums: Das 1969 gegründete GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der weltweit führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Forschung. Dafür entsteht am GSI aktuell auch das Beschleunigerzentrum FAIR, ein internationales und namhaftes Großprojekt.
Was die Verwaltung betrifft, ist GSI ebenfalls an „schnellen“, reibungslosen Prozessen interessiert. So lautete das erklärte Ziel, sich über moderne und effiziente digitale Lösungen weitere Optimierungspotenziale zu erschließen. Deshalb sollte das bestehende SAP-System zur Abwicklung der zentralen Verwaltungsvorgänge in die hochperformante S/4HANA-Landschaft umgezogen werden. Ein zentrales Element darin bildet die Beschaffung. Für diese war GSI auf der Suche nach einer schlanken, komfortablen Lösung, die auch auf S/4HANA läuft.
Das Projekt
GSI hatte klare Vorstellungen bezüglich der benötigten Beschaffungslösung: Sie sollte sich unkompliziert in das bereits bestehende SAP-System integrieren lassen und erforderliche individuelle Anforderungen gut abbilden. Die easyBANF-App erfüllte diese Bedingungen und so fiel die Wahl auf die Lösung.
Im ersten Schritt hat IT-Dienstleister GISA die App im ERP-System konzipiert, implementiert und umgesetzt. Das Vorgehen bot den Vorteil, dass ein schneller Wechsel auf die neue Beschaffungslösung möglich war und die Anwendung rasch für den Einsatz in der Praxis zur Verfügung stand. Auch die Tatsache, dass easyBANF vorkonfiguriert als Blue Print zur Verfügung stand, machte die zügige Umsetzung möglich. Zusätzlich zu den Standard-Funktionen wurden bei GSI kundenspezifische Funktionen in die App integriert, z. B. eine neue Freitextfunktion und Nicht-Beschaffungsprozesse wie die Versandanforderung eines Artikels.
Anschließend begann der Umzug auf S/4HANA nach dem Brownfield-Ansatz. Dieser ermöglicht eine Migration ohne Neuimplementierung — und macht dennoch effektive Systemoptimierungen möglich. Die Umsetzung beider Projektphasen konnte planmäßig nach sechs Monaten abgeschlossen werden.
Die Vorteile
easyBANF sorgt für eine spürbare Vereinfachung des Beschaffungsprozesses. Gleichzeitig ist die Anwendung unkompliziert und von (nahezu) überall aus möglich.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Abbildung des kompletten Beschaffungsprozesses, z. B. Bedarfsmeldung und -genehmigung
- Konvertierung und Betrieb in moderner S/4HANA-Landschaft möglich
- Leichte Bedienbarkeit dank SAP-Fiori-basierter, intuitiver Benutzeroberfläche
- Zugriff von Desktop, Tablet, Smartphone aus möglich
- Medienbruchfreier End-to-End-Service
- SAP-integrierte Lösung (z. B. Workflows und Nutzeroberflächen aus SAP verfügbar)
- Einfache Einbindung externer Lieferanten-kataloge per OCI-Schnittstelle
- Innovative Freitextfunktion
- Umfassender Support und Produktweiterentwicklung
Benefits
easyBANF vereint Standard und kundenindividuellen Bedarf. Die App ist speziell auf die Wissenschaftsadministration zugeschnitten, und es fließen Erfahrungen aus vielen Projekten im Forschungsumfeld darin ein. Die Einsetzbarkeit in der S/4HANA-Welt sorgt für noch effizientere, einfachere Prozesse und hohe Performance.
