Ausgangslage
Nach einer EU-weiten Ausschreibung und mehreren Bieterrunden hat das Klinikum Chemnitz im Jahr 2013 den halleschen IT-Dienstleister GISA mit der Betreuung seiner HCM-Anwendungen beauftragt. Anfangs beschränkte sich die Unterstützung ausschließlich auf die Beratung und Betreuung, da das Klinikum selbst über einen Fachbereich verfügt, der sowohl in Bezug auf die im Einsatz befindlichen HCM-Module als auch in der IT-Infrastruktur eine hohe Eigenleistung aufweist. Hinzugezogen wurde GISA zunächst vornehmlich für Spezialthemen wie Support-Package-Einspielung, Einführung neuer Personalbereiche sowie für spezielle Aktivitäten im Customizing der Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft. Über die Jahre wuchs schließlich nicht nur das Klinikum Chemnitz mit zahlreichen Tochterunternehmen, was zu einer höheren Komplexität der IT-Systeme und einem größeren Betreuungsaufwand führte – auch die von GISA erbrachten Leistungen wurden im Laufe der bestehenden Partnerschaft ausgeweitet.
Das Projekt
Nachdem 2013 die Entscheidung des Klinikums Chemnitz gefallen war, GISA als IT-Dienstleister für die HCM-Anwendungsbetreuung zu beauftragen, stimmten beide Seiten ein klassisches Service-Konstrukt ab. Dieses beinhaltet auf Seiten der GISA ein festes Team, welches aus einem Service-Manager und Mitarbeitern für die Anwenderbetreuung besteht. Beide Rollen standen von Beginn an im Austausch mit den Key Usern des IT-Bereichs sowie mit dem Personalbereich des Klinikums.
Zu den zu verantwortenden Services zählten vorrangig die Themen Support-Package-Einspielung, das Einbinden neuer Unternehmensstrukturen in die Systemlandschaft sowie das kundenauftragsbezogene Customizing im HCM-Modul für die Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft. In den Folgejahren wurde die Anwendungsbetreuung und Beratung im HCM-Umfeld ausgeweitet. Gemeinsam mit GISA setzt das Klinikum Chemnitz mehrere Vorhaben um. Dazu gehören unter anderem die Weiterentwicklung und die fachlich spezialisierte Betreuung der Personaleinsatzplanung sowie die Umsetzung der DSGVO im HCM mit SAP ILM.
Insgesamt trägt GISA mit der HCM-Anwendungsbetreuung und dem Service-Management dazu bei, die IT-Fachabteilung des Klinikums zu entlasten. Denn diese verantwortet neben dem HCM- auch das ERP-System des Klinikums.
Die Lösung
Mit sehr gutem Service-Management unterstützt GISA das reibungslose Arbeiten der nachfolgenden SAP-Module:
- Personaladministration
- Personalzeitwirtschaft
- Entgeltabrechnung
- Organisationsmanagement
- Dienstplanung
- Reisekosten
Die Vorteile
Mit GISA als zuverlässigem und vertrauensvollem Partner profitiert das Klinikum Chemnitz von folgenden Vorteilen:
- Einhaltung vertraglich festgelegter Services
- Fachkompetenz in den spezifischen HCM-Themen
- Erfahrungen, die GISA aus anderen Kundenprojekten mitbringt
Im Ergebnis kann sich der IT-Fachbereich des Klinikums voll und ganz auf das Kerngeschäft, die Betreuung der ERP- und HCM-Systeme, konzentrieren und ist sich der Unterstützung durch das GISA-Team jederzeit gewiss.
Ausblick
Zu den Aufgaben der GISA gehört die Beratung hinsichtlich innovativer HR-Lösungen wie die digitale Personalakte und Employer-Self-Services. Auch auf dem Weg zu SAP HCM for S/4HANA und die ERP-seitige Begleitung zu SAP S/4HANA steht GISA dem Klinikum perspektivisch zur Seite.
