Ausgangslage
Eine lebenswerte Welt zu erhalten — dieser Antrieb steckt hinter der internationalen Spitzenforschung, die das Helmholtz-Zentrum Hereon betreibt. Dafür werden an dem Institut in Schleswig-Holstein Technologien für mehr Resilienz und Nachhaltigkeit erforscht, die Klima, Küste und Menschen zu Gute kommen. Damit möglichst viele Kapazitäten in den Forschungsbetrieb fließen können, müssen Verwaltungsprozesse reibungslos im Hintergrund ablaufen. Aus diesem Grund war das Hereon auf der Suche nach einer neuen Lösung, die den Beschaffungsprozess einfach und somit digital abbildet. Es galt, spezifische Anforderungen umzusetzen und ein leicht bedienbares Tool für die rund 1.000 AnwenderInnen am Hereon zur Verfügung zu stellen. Das Forschungsinstitut fand bei GISA die gewünschte Lösung und die nötige Branchenexpertise. Der IT-Dienstleister aus Halle (Saale) bietet mit der easyBANF basierend auf SAP eine benutzerfreundliche Beschaffungslösung an, die die Spezifika von Wissenschaftsadministration vollumfänglich abdeckt.
Das Projekt
Aus technischen, prozessualen und Kostengründen hat sich das Hereon entschieden, Beschaffungsprozesse basierend auf easyBANF komplementär und integriert zur bestehenden IT-Lösung abzubilden. Für einen nahtlosen Übergang galt es, innerhalb von vier Monaten auf die neue Lösung zu wechseln. Diese Herausforderung ließ sich dank des standardisierten Vorgehens und der vorkonfigurierten Apps lösen. Der Import der easyBANF in das vorhandene System erforderte nur geringen Anpassungsaufwand und stand als Blue-Print von Anfang an zur Verfügung. Über den easyBANF-Standard hinaus benötigte das Hereon spezifische Anpassungen: Um alle Beschaffungsprozesse optimal abzubilden, mussten 20 Freitextformulare für Sonderbedarfe außerhalb der Lieferantenkataloge in die easyBANF-Lösung sowie individuelle Genehmigungsprozesse übernommen werden. Da die Apps flexibel angelegt sind und auf Fiori-Technologie basieren, gelang dies reibungslos. GISA hatte die Aufgabe, das Projektmanagement zu führen, um den Erfolg hinsichtlich der kurzen Einführungszeit sicherzustellen. Dabei kam das eigens entwickelte standardisierte Vorgehensmodell zum Einsatz, mit dem der sportliche Zeitplan verwirklicht wurde. Nach der Implementierung übernimmt GISA nun den Support. Zukünftige Produktweiterentwicklungen können somit problemlos implementiert werden.
Die Vorteile
easyBANF hebt den Beschaffungsprozess für Forschungszentren und Hochschulen auf ein neues Level. Ein vormals aufwendiges Verfahren wird dank der digitalen Lösung verschlankt und deutlich effektiver gestaltet.
Die Vorteile:
- Abbildung des kompletten Beschaffungsprozesses
- Leichte Bedienbarkeit dank SAP Fiori basierter, komfortabler Benutzeroberfläche (z. B. Wizard-Funktion)
- Medienbruchfreier End-to-End-Service
- Anwendung für große Anzahl von NutzerInnen
- Einfache Einbindung externer Lieferanten-kataloge per OCI-Schnittstelle
- Standard-Lösung plus Option für kunden-individuelle Anpassungen
- Zugriff von überall aus möglich (PC-Standarddesktops, Tablet, Smartphone)
- SAP-integrierte Lösung (Workflows und Benutzeroberflächen aus SAP verfügbar)
- Innovative Freitext-Funktion
- Support & Produktweiterentwicklung
Highlights
Hier trifft Standard auf kundenspezifische Wünsche: Die easyBANF-App ist eine moderne, intuitive und anwenderfreundliche Standard-Lösung zur Bedarfsmeldung und -genehmigung. Die für das Hereon zusätzlich entwickelte individuelle Freitext-Funktion sorgt für 100 Prozent Passgenauigkeit beim Kunden.
