Ausgangslage
Die Leipziger Wasserwerke haben das Ziel, hochvolumige und zeitintensive Prozesse zu straffen. Dafür haben sie frühzeitig erste Prozesse im Unternehmen identifiziert, die mittels Robotic Process Automation (RPA) umgesetzt werden können. Gemeinsam mit GISA wurden diese priorisiert und das HR-Reporting der Zeiterfassung als erster Prozess für die Umsetzung ausgewählt. Ein RPA-Bot soll die Daten im SAP sammeln, in alle notwendigen Dokumente übertragen und sortieren, ein Fehlerprotokoll aufbereiten und dieses an die Zeitverantwortlichen versenden. So können Fehler in der Erfassung erkannt und durch den Mitarbeiter behoben werden. Die Personalabteilung musste bisher regelmäßig die registrierten Fehlzeiten in einzelne Listen übertragen und nur die jeweils relevanten Daten als Report an die entsprechenden Abteilungen senden. Die Automatisierung sollte dafür sorgen, dass die Prozessdurchlaufzeit pro Bearbeitung minimiert wird und in der Folge wertvolle Mitarbeiterressourcen anderweitig eingesetzt werden können.
Das Projekt
Im Projekt bedienten sich die GISA-Experten ihres bewährten, phasenorientierten Vorgehensmodell: Den Einstieg bildete ein gemeinsamer Workshop zur Identifizierung potenzieller RPA-fähiger Prozesse. Hierbei kam der von GISA entwickelte Entscheidungsbaum zum Einsatz. Der Prozess der Fehlzeitenerfassung ist ein regelbasierter und wiederkehrender Prozess, mit standardisierter Vorgehensweise und digitalem Input – also wie geschaffen für die Automatisierung mit RPA. In der anschließenden Designphase wurde dieser Prozess analysiert, indem sämtliche Prozessabläufe und -spezifika, mögliche Fehlermeldungen und Ausnahmefälle genau betrachtet wurden. Im Anschluss an die Prozessdokumentation erarbeitete GISA einen konkreten Konzeptvorschlag für die Automatisierung. Ein Flowchart bildet hierbei die Grundlage für die Entwicklung sowie Konfiguration des zu automatisierenden Prozesses. Nach erfolgreicher Evaluierung des Prozesses wurde dieser in der Entwicklungsphase mit der RPA-Software UiPath durch GISA umgesetzt. Nach der erfolgreichen Testphase wurde die entwickelte Automatisierung in den SAP-Systemen der Leipziger Wasserwerke live geschalten.
Die Vorteile
Die Leipziger Wasserwerke sind durch den Einsatz von Robotic Process Automation einen weiteren Schritt im Rahmen der Digitalisierung gegangen. Der virtuelle Mitarbeiter befreit die Fachkräfte von monotoner Routinearbeit und erzielt außerdem folgende Vorteile:
- Deutlich schnellere Bearbeitung des Prozesses
- Entlastung von Mitarbeiterressourcen und mehr Zeit für wertschöpfendere Tätigkeiten
- Fehlerreduzierung bei der Prozessbearbeitung
- Erfahrungsgewinn im Bereich Prozessautomatisierung
- Identifizierung weiterer Use-Cases für die Zukunft
Von Vorteil ist zudem, dass die vorhandene IT unverändert bleibt — der RPA-Bot arbeitet und kommuniziert mit den vorhandenen Anwendungen und Oberflächen. Im Anschluss an dieses Projekt wurden gemeinsam mit GISA weitere Potenziale für die Automatisierung zusätzlicher Prozesse bei den Leipziger Wasserwerken identifiziert.
Highlights
Mit der Automatisierung des Reportings in der Zeiterfassung haben die Leipziger Wasserwerke den Auftakt im Thema RPA gemacht. Der Prozess läuft nun automatisiert ab. Ein deutlicher Gewinn für den wertschöpfenden Einsatz von Mitarbeiterressourcen.
