Irrtum 1: E-Rechnungen werden erst ab 01. Januar 2028 für alle Unternehmen verpflichtend.
Es gibt verschiedene Übergangsfristen für das Versenden und Empfangen von E-Rechnungen. Dennoch gilt, dass jedes Unternehmen seit dem 01. Januar 2025 in der Lage sein muss, E-Rechnungen zu empfangen.
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Irrtum 2: Eine E-Rechnung ist eine Mail mit einem PDF-Anhang.
Bei einer E-Rechnung handelt es sich um eine elektronische Rechnung (E-Rechnung), die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Definition E-Rechnung gem. Beschaffungsamt des BMI
Irrtum 3: E-Rechnungen können nur per E-Mail versendet werden.
Senden und Empfangen einer E-Rechnung sind in Deutschland nicht geregelt. Die Mindestvorgabe für die Einhaltung der E-Rechnungspflicht in Deutschland ist die Bereitstellung eines E-Mail-Postfachs. Wenn die Geschäftspartner andere Wege für sich definieren, sind diese genauso zulässig.
Irrtum 4: Anhänge von XRechnungen werden separat verschickt.
Bei einer E-Rechnung wird nur eine Datei verschickt, die alle Inhalte beinhaltet. Bei einer XRechnung sind die Inhalte als Stream in der Textdatei integriert, die beim Öffnen mit einem Texteditor nicht angezeigt werden. Diese müssen aus der XML-Datei extrahiert werden.
Irrtum 5: Eine Rechnung im EDIFACT-Format ist keine E-Rechnung.
EDIFACT – Dateien können weiterhin verwendet werden, wenn diese interoperabel sind. Das bedeutet, dass die EDIFACT-Daten die richtige und vollständige Inhalte nach der Norm EN 16931 vorweisen.
Irrtum 6: Mit der Einführung der E-Rechnung brauche ich keinen Freigabeworkflow mehr, da die E-Rechnung direkt durch mein ERP-System verarbeitet wird.
Bei der Pflicht zur E-Rechnung geht es nur um die Bereitstellung der Rechnung in einem strukturierten Format. Die Einhaltung weiterer Compliance-Vorgaben, wie z.B. der GoBD, muss weiterhin gewährleistet sein.
Irrtum 7: Die E-Rechnung braucht nicht mehr revisionssicher archiviert werden, da diese direkt durch das ERP-System verarbeitet wird.
Vor der Übergabe der E-Rechnung an das ERP-System muss die E-Rechnung, und falls vorhanden auch alle Anlagen, revisionssicher archiviert werden. Es gelten für die E-Rechnungen die Aufbewahrungspflichten aus der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch.
Irrtum 8: E-Rechnungen können keine Viren enthalten.
Laut der Definition für E-Rechnungen (XML-Datei) können diese auch Anhänge enthalten wie z.B. XSLX-Dateien, die vom Lieferanten übermittelt werden. Diese Anhänge sollten durch Virenscanner geprüft werden, um sicherzustellen, dass diese keine Viren enthalten.
Irrtum 9: Alle PDF-Dateien sind auch E-Rechnungen.
Neben dem XRechnungs-Format, das als XML-Datei versandt wird, kann eine E-Rechnung auch als PDF-Datei gemäß ZUGFeRD-Format erstellt werden. Das ZUGFeRD-Format gilt als hybrides Format, da in einem PDF-Dokument (PDF/A-3-Spezifikation) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format als Anhang integriert sind. Dieser XML-Anhang enthält ein identisches Abbild der Rechnung im strukturierten Aufbau und mit den Inhalten, die nach E-Rechnungspflicht verlangt werden.
Die PDF-Datei kann i.d.R. durch übliche PDF-Viewer angezeigt werden. Dieser XML-Anhang muss für die elektronische Verarbeitung extrahiert werden. Der XML-Anhang stellt die E-Rechnung dar, nicht die PDF-Datei.
Irrtum 10: E-Rechnungen können in Papierform aufbewahrt werden.
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht am 01. Januar 2025 findet auch eine Neudefinition einer Rechnung statt. Das heißt, die XML-Repräsentation z.B. nach XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format ist die Rechnung. Die Daten wären also beim Ausdruck nicht lesbar im Sinne dieser Definition. Auch die gewandelte Form einer E-Rechnung stellt nicht das Original dar.
Das Original ist die elektronische Rechnung. Diese und alle Anlagen mussten gemäß GoBD auch vor 2025 schon digital aufbewahrt werden.
Fazit
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