Was für öffentliche Auftraggeber wie große Unternehmen gilt, lässt sich ebenso auf KMU übertragen…
Durch automatisierte Prozesse lassen sich Fehler bei der Rechnungsbearbeitung reduzieren, eine höhere Effizienz und verkürzte Durchlaufzeiten realisieren. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass Rechnungsausgang sowie Rechnungseingang damit abgewickelt werden können. Die Verbreitung des Standards wurde durch die EU-Richtlinie angestoßen, eine Verpflichtung für den Rechnungsverkehr zwischen privatwirtschaftlichen Unternehmen besteht allerdings nicht. Es bedarf für KMU also eines flexiblen Systems, das mit analoger und digitaler Welt umgehen kann.
Was sollte eine ideale Lösung bieten?
Auf der Eingangsseite müssen Rechnungen aus verschiedenen Kanälen und in verschiedenen Formaten entgegengenommen, gegebenenfalls digitalisiert und in ein einheitliches Inhouse-Format für die Verarbeitung, beispielsweise in einem SAP ERP System, gewandelt werden. Mit einem flexiblen Rechnungscockpit sollte die Weiterverarbeitung aller eingehenden Rechnungen bis zur Zahlung gesteuert werden und Freigaben über einen automatisierten und vordefinierten Workflow erfolgen können.
Für die Aufbereitung der Daten im Rechnungsausgang aus dem Buchhaltungssystem wäre es ebenfalls notwendig, diese in das für den Empfänger vordefinierte Format (PDF, XRechnung oder ZUGFeRD) zu konvertieren und an den jeweiligen für den Empfänger passenden Versandkanal zu übergeben.
Letztlich sind alle relevanten Daten, Dokumente und Protokolle zu archivieren, so dass die gesamte Bearbeitung nachvollziehbar und revisionssicher bleibt.
Fazit
Ein ideales Lösungsangebot für Rechnungsverarbeitung sollte schlanke, schnell zu implementierende Module für den Rechnungseingang und -ausgang bieten. Es müssen nicht nur bereits etablierte Kanäle unterstützt werden, wie der klassische Postversand oder PDFs als E-Mail-Anhänge, sondern auch die aktuellen Standardformate XRechnung und ZUGFeRD.
GISA hat in den vergangenen Jahren sehr gute Erfahrungen mit der Einführung solcher Lösungen für KMU gemacht. Das Feedback von Kundenseite: „Die standardisierten Lösungspakete bewirken bereits nach einem kurzen Einführungsprojekt sichtbare Prozessverbesserungen.“
