Da ist sie, die Zielgerade. Nach langen Monaten des Archivierens, Sperrens und Löschens, des Testens, Customizings und nach scheinbar endlosen Abstimmungen sehen wir das Projektende am Horizont unserer Information Lifecycle Management (ILM)-Projekte. Die Umsetzung im Produktivsystem rückt in greifbare Nähe. Egal ob SAP IS-U oder SAP ERP, egal ob Bewegungs- oder Stammdaten, egal ob Eigenentwicklung oder SAP-Standard: Die Anforderungen des Rechts auf Löschung („Vergessenwerden“) sind umgesetzt.
Wie kam es dazu? Oder: wie sieht ein ILM-Projekt aus?
Hier lohnt sich ein Blick auf die einzelnen Schritte eines ILM-Projekts. Aus der Analyse und Festlegung der zu betrachtenden ILM-Objekte und Tabellen mit personenbezogenen Daten ohne Objektzuordnung entstand ein Umsetzungskonzept mit vorab definierten Fristen und Ausnahmen. Das Customizing in den SAP-Systemen wurde zuerst in einer Sandbox, dann im Testsystem und schließlich im Produktivsystem umgesetzt. Daten, deren Aufbewahrung kein Zweck mehr zugrunde lag, wurden direkt vernichtet.
Für aufbewahrungspflichtige Daten, die allerdings schon einige Jahre abgeschlossen sind, wurde der Zugriff durch die Auslagerung in ein Archivsystem eingeschränkt. Mit der Folge, dass schließlich auch Stammdaten mit ihren Namen und Adressdaten gelöscht werden konnten, die nach EU-DSGVO gelöscht werden sollten. Nach intensiver Prüfung durch die Fachanwender, Key User und Administratoren in den jeweiligen SAP-Systemen wurden die Einstellungen geschärft und letztendlich im Produktivsystem umgesetzt.
Welchen Mehrwert liefert das ILM-Projekt für die s/4HANA-Migration?
In einem ILM-Projekt können durch die Archivierung und die direkte Vernichtung große Datenmengen aus den Datenbanken gelöscht werden. Das entlastet nicht nur die Datenbank selbst, auch Datenbereinigungspotenziale werden dadurch sichtbar. Die reduzierte Datenbankgröße und die umgesetzten Potenziale sind wichtige Vorarbeiten für eine erfolgreiche Migration auf SAP S4/HANA. Nicht nur „Störer“ im eigentlichen Migrationsprozess werden so vorher ausgeräumt, auch die Migration selbst benötigt weniger Zeit. Das Ergebnis: eine verkürzte Projektlaufzeit und kürzere Ausfallzeiten.
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Welche weiteren vorarbeiten sind im Zusammenhang mit ILM für ein s/4HANA-Migrationsprojekt wichtig?
Die für SAP ILM nötige Aufbereitung fachlicher Prozessketten:
Durch die Betrachtung aktueller und historischer Prozesse werden Abhängigkeiten wie die Replikation nach SAP-BW sowie parallele oder zukünftig geplante Extraktionen sichtbar. Key User und Entscheider können zeitnah eingebunden werden und optimieren so den Migrationsprozess.
Die Form der Datenerhebung für die jeweiligen Datensysteme/Umsysteme:
Neben Abhängigkeiten einzelner Daten zwischen den (Um-)Systemen ist auch die Dokumentation der „Fließrichtung“ aller Daten eine wichtige Vorarbeit für beide Projekte. Die datengebenden Systeme müssen an die neuen Vorgaben von S/4HANA und SAP ILM angepasst werden. Die datennehmenden Systeme müssen mindestens prüfen, ob Schnittstellen angepasst werden müssen – beispielsweise durch die geänderte Datenstruktur in der Tabelle ACDOCA in einem S/4HANA-CORE-System.
Bereichsübergreifende Ansprüche auf Daten:
Für die Festlegung der Verantwortlichkeiten ist es wichtig zu erkennen, dass Verknüpfungen zwischen einzelnen Datenarten vorkommen. Beispielsweise ist eine Prüfung aus Materialmanagement-Sicht anders als eine Prüfung aus Anlagensicht. Beide greifen aber auf eine Schnittmenge an Daten zu.
Verknüpfungen mit Dokumenten:
Daten, die migriert werden sollen, können mit Dokumenten verknüpft sein. Diese Dokumente liegen auf der Datenbank oder sind bereits archiviert. Hier ist es essenziell – sowohl bei der Umsetzung der EU-DSGVO als auch im Vorprojekt zur S/4HANA-Migration – sich Gedanken zu machen, welche Daten und Dokumente dies im Einzelnen betrifft und wie damit im Projekt umzugehen ist.
Weitere Einblicke in ILM-Projekte der GISA erhalten Sie u.a. in unserem Beitrag im Rahmen der Webinarreihe unseres Partner PBS Software GmbH.
