Aufwendige, sich wiederholende Teilschritte
Der Prozess der Überwachung und Dokumentation von Auftragsbestätigungen besteht aus mehreren Teilschritten. Zunächst kontrolliert der Besteller die Rücksendung der unterzeichneten Auftragsbestätigungen an den Lieferanten. Danach wird die Auftragsbestätigung des Lieferanten der entsprechenden Bestellanforderung (BANF) im SAP zugeordnet.
Beide Schritte erfolgen manuell und nehmen viel Zeit in Anspruch. Hinzu kommt: Die Bearbeitungszeit ist schwer planbar und die Bearbeitung selbst wenig attraktiv. Durch die Unterstützung eines Bots kann die Bearbeitung von Bestellbestätigungen automatisiert werden.
Wie gelingt die automatisierung?
Zunächst erfolgt die Analyse des Prozesses und die Dokumentation des Prozessablaufs in einem Flowchart. Darin werden alle Prozessspezifika und Besonderheiten Klick für Klick aufgeschlüsselt. Auf dieser Basis wird der Bot angelernt und der Umgang mit Ausnahmen festgelegt. Anschließend wird der Prozess mit Hilfe der RPA-Software UiPath umgesetzt und sowohl in der Test- als auch in der Produktivumgebung des SAP-Systems getestet. Nachdem der Bot die Testläufe erfolgreich absolviert hat, wird er in die Betriebsphase überführt.
Im beschriebenen Prozess wird die Arbeit des Bots durch die OCR-Technologie (Bilderkennung) unterstützt, um den Abgleich der Bestellbestätigungen mit der Bestellung vorzunehmen. Sobald Unstimmigkeiten auftreten – wie die Verwendung eines falschen Bestätigungsformulars, die Nicht-Lesbarkeit durch OCR oder bei nicht erfolgter Rückmeldung seitens des Lieferanten innerhalb einer festgelegten Frist – meldet der Bot diese an den zuständigen Mitarbeiter oder die zuständige Mitarbeiterin. Diese können außerdem in einer Status-E-Mail Informationen über die bearbeiteten und ausgesteuerten Bestellungen erhalten. Ebenso lassen sich Ein- und Ausgänge bspw. zentral für den Fachbereich dokumentieren.
In einem nächsten Schritt kann die Arbeit des Bots erweitert werden: Stehen Bestellbestätigungen beispielsweise seit vier Wochen aus, kann der Bot eine Erinnerungs-Mail an den Lief
Was bringt die Automatisierung?
Mit der Überwachung und Dokumentation der Auftragsbestätigungen der Lieferanten wird der Standardprozess durch den Bot nun vollständig automatisiert und der Beschaffungsprozess optimiert.
Im Ergebnis der Automatisierung wird für die Bearbeitung einer Bestellung weniger als ein Drittel der manuellen Bearbeitungszeit benötigt. Der Bot ist dabei nicht nur deutlich schneller, sondern arbeitet auch fehlerfrei. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besteht damit die Möglichkeit, den Fokus ihrer Arbeit stärker auf die Lieferantenbeziehungen zu legen. Der Weg für weitere Optimierungen mit RPA im Einkauf ist damit geebnet.
