SAP Analytics Cloud ist das strategische und moderne Reporting-Tool der SAP. Um die Möglichkeiten der Cloud-Anwendung aufzuzeigen, betrachten wir das Anwendungsbeispiel eines Management Dashboards genauer.
Grundsätzlich zählt ein Management Report zu den Standardberichten. Regelmäßig, meist monatlich, geht er an einen festen Empfängerkreis (Geschäftsführung, Bereichsleiter etc.) und dient zur Übermittlung der wichtigsten Kennzahlen bzw. Werttreiber des Unternehmens. Anhand der im Report bereitgestellten Informationen sollen Differenzen zwischen den gesetzten Zielen und dem realisierten Zustand erkannt werden (Kontrolle Plan- und Ist-Zahlen), um erforderliche Maßnahmen rechtzeitig einleiten zu können. Gleichzeitig hilft das Reporting auch bei der Planung.
Häufig der Fall: Excellisten als Ausgangssituation
Wir gehen von folgendem Szenario aus: Der Managementbericht wird bislang über Excel tabellarisch in mehreren Tabellenblättern zur Verfügung gestellt. Die Erfassung des Berichts verzichtet auf jegliche Grafiken, hat keine klare Strukturierung und umfasst aufgrund seiner tabellarischen Form eine Vielzahl von Kennzahlen (z.B. Gesamtleistung, Aufwand, Gross Margin aber auch Personaldaten wie Anzahl Mitarbeiter, Fluktuationsquote etc.). Eine Analyse ist deshalb auf den ersten Blick schwer möglich. Daher lautet das Ziel, den bisherigen Managementbericht in seiner Darstellung und seinem Aufbau zu analysieren und optimaler auszurichten – und zwar mittels eines Dashboards über eine neue Plattform.
Besonders interessant sind dabei die Möglichkeiten, die SAP Analytics Cloud und SAP S/4HANA Embedded Analytics bieten.
Im Anwendungsbeispiel fällt die Wahl auf SAP Analytics Cloud. Denn in SAC ist es möglich, Daten aus mehreren Quellen heranzuziehen. Wie geschrieben gehen wir davon aus, dass die Daten bisher in Excel-Dateien vorliegen. Sie können nun in das neue System impliziert werden. Alternativ dazu lässt sich der Transfer über Live-Datenverbindungen lösen.
SAC ermöglicht zudem umfangreichere Reportings und Prognosen als SAP S/4HANA Embedded Analytics. Das soll bei der Überarbeitung des Dashboards genutzt werden.
In drei Schritten das Vorgehen entwickeln
Um einen neuen Standardbericht zu entwickeln, braucht es eine entsprechende Vorgehensweise. Sie wird in drei Phasen aufgebaut:
- Selektion der notwendigen Kennzahlen: Hier steht die Frage im Mittelpunkt, welche Messgrößen einen erheblichen Einfluss auf die Entscheidungsfindung der Geschäftsführung und der einzelnen Fachbereiche haben.
- Klärung der Datenursprünge: Es gilt zu bestimmen, wie die Daten in den Bericht integriert werden können. Die Informationen müssen zusätzlich in Relation gebracht werden.
- Visualisierungsphase: Nun erfolgt die Gestaltung des Managementberichtes. Dabei werden Grafiken und Tabellen ausgewählt, mit denen sich Informationen bestmöglich darstellen lassen. Das SAC verfügt über die Anwendung der IBCS-Standards. Somit kann das Reporting einheitlich dargestellt werden.
Das sind die Vorteile
Der neue Report löst die Unübersichtlichkeit und die ausschließliche Darstellung per Tabelle über Excel ab. Der Managementbericht wird visuell attraktiv dargestellt und kann durch einfache Interaktionen tiefer analysiert werden. Die Ausgabe der Daten in den Report erfolgt durch eine Livedatenverbindung automatisch und muss nicht mehr, wie bisher, manuell geschehen. Weitere Funktionen, wie z.B. ein Chatbot, der auf Nachfrage wichtige Informationen wiedergeben kann, lassen sich perspektivisch ergänzen.
Mit der neuen Umsetzung und Gestaltung des Management Dashboards werden Informationen, ein wichtiger Vorteil im Wettbewerb, übersichtlich und für alle Beteiligten in gleicher Form erfasst. Dies vereinfacht die Entscheidungsfindung für die Unternehmensspitze. Denn sowohl Erfolgsaussichten als auch Gefahren lassen sich einfach und frühzeitig erkennen.
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