Was müssen Unternehmen wissen?
Die Verpflichtung zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen bezieht sich auf Rechnungen, deren Umsätze im Inland steuerbar sind. Außerdem ist der Begriff E-Rechnung neu definiert worden. Die grundsätzliche Definition nach § 14 Absatz 1 UstG lautet: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XML-Datei) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, wodurch eine elektronische Verarbeitung ermöglicht wird.
Damit sind elektronisch übermittelte Rechnungen im PDF-Format, ohne auswertbare und strukturierte Daten keine E-Rechnungen mehr. Ab dem 1.1.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung – die E-Rechnung wird damit zum Standard für den Rechnungsaustausch in Deutschland und auch Europa.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle steuerbaren Leistungen zwischen Unternehmen, sofern die Geschäftspartner ihren Sitz oder eine Betriebsstätte in Deutschland haben. Kleinunternehmende müssen spätestens ab 2028 E-Rechnungen ausstellen. Umsätze an Endverbrauchende und grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind von der Pflicht ausgenommen.
Welche Übergangsregelungen gelten?
Der Gesetzgeber hat folgende Übergangsfristen definiert, sodass Unternehmen nach und nach die Einführung gestalten können:
- Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Eine weitergehende Verpflichtung zur Verarbeitung der E-Rechnung existiert nicht. Die Vorgaben der GoBD zur Aufbewahrung (digitales und revisionssicheres Archiv) müssen jedoch eingehalten werden.
- Bis Ende 2026: Papierrechnungen und E-Rechnungen in nicht konformen Formaten, z. B. EDI, können verwendet werden.
- Bis Ende 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € dürfen weiterhin Papierrechnungen versenden.
- Ab 2028: Sowohl die Ausstellung als auch der Versand von E-Rechnungen sind verpflichtend.
Welche Umsetzungsanforderungen gelten für den Empfang?
Außer den Formatvorgaben gibt es keine Anforderung an die Umsetzung. Daher dürfen Unternehmen die Übertragungswege nutzen, die sie bereits etabliert haben oder mit den Geschäftspartnern abgestimmt sind. Das können z.B. E-Mail, Portale oder elektronische Schnittstellen (APIs) sein.
Falls Sie noch keinen Übertragungsweg definiert haben, empfehlen wir die Einrichtung einer Empfänger E-Mail-Adresse, z.B. Rechnungen@MeinUnternehmen.de, die dem Lieferanten oder Geschäftspartner mitgeteilt wird.
Welches Format ist das richtige?
In Deutschland können zwei Formate genutzt werden: das ZUGFeRD-Format oder das XRechnungsformat.
Wesentlicher Unterschied ist, dass die ZUGFeRD-Dateien mit einem handelsüblichen PDF-Viewer angezeigt werden können. Damit braucht kein separates Programm zur Ansicht der Rechnung eingesetzt werden. Für die automatisierte Verarbeitung wird die XML-Datei, welche Bestandteil der PDF-Datei ist, benutzt. Diese muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, was mit der ZUGFeRD-Version 2.1 gewährleistet ist. Man spricht beim ZUGFeRD-Format von einem hybriden Format, da es verschiedene Dateien und Repräsentationen der Rechnung in einer PDF-Datei bereitstellt.
Bei einer XRechnung werden die Rechnungsdaten in einer strukturierten Textdatei übermittelt. Das strukturierte Datenformat entspricht der europäischen Norm EN 16931. Da die Inhalte für einen Menschen nicht aufbereitet sind, ist die Textdatei schwer lesbar. Daher empfiehlt es sich, dafür einen Viewer zu benutzen.
Welches Format für Ihr Unternehmen richtig ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, z. B.: Wird die E-Rechnung direkt weiterverarbeitet, ohne dass ein Mensch sich die Rechnung anschauen muss? Welche Schnittstellen sind notwendig? Welche Inhalte aus dem ERP müssen auf welches XML-Feld übertragen werden?
Im Rahmen eines gemeinsamen Workshops klären wir gerne diese Fragen für Ihr Unternehmen und spezifizieren das für Sie passende Format.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
Die Einführung der E-Rechnung bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile – so z. B.:
- Kosteneinsparungen: Die Druck-, Papier- und Versandkosten sinken.
- Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse beschleunigen die Rechnungsbearbeitung und -freigabe. Außerdem bietet die ganzheitliche digitale Bearbeitung vom Empfang bis zur Bezahlung der Rechnung viele Automatisierungseffekte.
- Fehlerminimierung: Weniger manuelle Eingaben reduzieren das Risiko von Fehlern.
- Nachhaltigkeit: Der sinkende Papierverbrauch sorgt für einen geringeren ökologischen Fußabdruck.
- Bessere Nachverfolgbarkeit: Digitale Archivierung erleichtert die Suche und Verwaltung von Rechnungen.
- Verbesserte Liquiditätsplanung: Schnellere Zahlungseingänge durch zügigere Rechnungsstellung und -bearbeitung sind möglich.
- Interoperabilität: Die Kompatibilität mit verschiedenen Systemen und Softwarelösungen, wie z. B. SAP, ist gegeben.
GISA steht Ihnen als Partner im Thema E-Rechnung mit verschiedenen Lösungen zur Seite (mehr dazu lesen Sie hier)!
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