Es ist das größte Bürokratieabbau-Programm in der Geschichte unseres Landes: Zum 1. Januar 2025 ist das Vierte Gesetz zur Entlastung der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft sowie der Verwaltung von Bürokratie (Bürokratieentlastungsgesetz IV – BEG IV) in Kraft getreten. Mit dem Paket sollen Betriebe um ca. 3,5 Milliarden Euro pro Jahr entlastet werden. Das Gesetz sieht Änderungen des Handelsgesetzbuchs, der Abgabenordnung und des Umsatzsteuergesetzes vor. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege im Handels- und Steuerrecht (z.B. Rechnungskopien, Kontoauszüge und Lohn- und Gehaltslisten) soll dabei einheitlich von zehn auf acht Jahre verkürzt werden.
Weitreichende Folgen für gespeicherte Daten in IT-Systemen
Durch das in Kraft tretende Gesetz müssen alle Sperr- und Löschkonzepte für die IT-Systeme angepasst werden, in denen steuerrelevante personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert sind – und damit auch alle mit geltenden Dokumente wie Regelwerk, Datenschutzfolgeabschätzung und Co.
Die neue Aufbewahrungsfrist betrifft sämtliche Daten, die zum 01. Januar 2025 das Aufbewahrungsdatum noch nicht erreicht haben.
DSGVO-konforme Datenlöschung
Von den neuen gesetzlichen Regelungen sind unter Umständen auch Daten betroffen, die heute schon gesperrt nach EU-DSGVO vorliegen. Damit müssen Daten, die 9 oder 10 Jahre alt sind, sofort vernichtet werden.
Für das SAP-System bedeutet die gesetzliche Anpassung, dass das ILM-Regelwerk, die Aufbewahrungsfristen und das SARA-Customizing angepasst werden müssen.
Wie hilft GISA in dieser Situation?
Mit dem Inkrafttreten des Gesetzes zum 1. Januar 2025 ist es also möglich, mehr Daten zu löschen und das Datenbankvolumen im SAP-System zu reduzieren. Dadurch sinken sowohl Betriebskosten als auch mögliche Migrationszeiten. Zugleich kann die Performance verbessert werden.
IT-Anpassungen für Daten mit Verweilfrist
Für das Umsetzen der Daten, die die Verweilfrist (Sperren) erreicht haben, aber noch nicht vernichtet sind, besteht ebenfalls Handlungsbedarf. D.h. für archivierte Daten müssen die Aufbewahrungsfristen reduziert werden.
GISA unterstützt bei der Aktualisierung der Konzepte sowie der Anpassung im SAP. Kommen Sie gerne auf uns zu! Nutzen Sie unser Kontaktformular oder schreiben Sie uns an kontakt@gisa.de
